Приказ Департамента финансов Брянской области от 06.08.2015 N 134 "Об утверждении Порядка хранения электронных документов при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета департаментом финансов Брянской области"
ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 6 августа 2015 г. № 134
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ КАССОВОМ
ОБСЛУЖИВАНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА
ДЕПАРТАМЕНТОМ ФИНАНСОВ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Положением о департаменте финансов Брянской области, утвержденным Указом Губернатора Брянской области от 28.01.2013 № 52, Приказом департамента финансов Брянской области от 30.09.2013 № 135 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству департамента финансов Брянской области", с целью упорядочивания работы с электронными документами приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок хранения электронных документов при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета департаментом финансов Брянской области.
2. Опубликовать приказ на официальном сайте департамента финансов Брянской области в сети Интернет.
3. Начальнику отдела информационных технологий обеспечить формирование и хранение архива электронных документов.
4. Признать утратившим силу Приказ финансового управления Брянской области от 14 декабря 2011 г. № 164 "Об утверждении Порядка хранения электронных документов при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета финансовым управлением Брянской области".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора А.А.Бабася.
Врио заместителя Губернатора
Брянской области
Г.В.ПЕТУШКОВА
Утвержден
Приказом
департамента финансов
Брянской области
от 6 августа 2015 года № 134
ПОРЯДОК
хранения электронных документов
при кассовом обслуживании исполнения
областного бюджета департаментом
финансов Брянской области
1. Настоящий Порядок устанавливает правила хранения электронных документов, полученных от участников электронного документооборота и созданных при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета департаментом финансов Брянской области (далее - Порядок) по лицевому счету бюджета 02272002420, открытому в управлении Федерального казначейства по Брянской области (далее - УФК по Брянской области), а также по балансовым счетам № 40601 "Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Финансовые организации", 40302 "Средства, поступающие во временное распоряжение", открытым в Отделении по Брянской области Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Центральному федеральному округу для департамента финансов Брянской области, по счету № 40201 "Средства бюджетов субъектов Российской Федерации", открытому в Отделении по Брянской области Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Центральному федеральному округу для УФК по Брянской области.
В целях настоящего Порядка используются следующие термины и определения:
участники электронного документооборота - участники бюджетного процесса, бюджетные (автономные) учреждения, которым в установленном порядке открыты лицевые счета в департаменте финансов Брянской области (далее - Департамент), заключившие договор об обмене электронными документами с Департаментом;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме (далее - ЭД);
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее - ЭП);
реквизит документа - элемент оформления документа.
Для осуществления электронного документооборота при кассовом обслуживании в Департаменте применяется программный комплекс "Бюджет-СМАРТ" (далее - ПК "Бюджет-СМАРТ").
Условия и порядок обмена электронными документами, права и обязанности участников электронного документооборота, возникающие при осуществлении электронного документооборота с учетом обеспечения информационной безопасности, регулируются договором об обмене электронными документами.
В ходе кассового обслуживания исполнения бюджета к ЭД относятся:
- документы, поступающие в Департамент в электронном виде от участников электронного документооборота;
- документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ПК "Бюджет-КС", ПК "Бюджет-СМАРТ" путем сканирования;
- документы, поступившие по системе ППО "СУФД";
- внутриведомственные документы.
2. В случаях отсутствия технической возможности обмена документами в электронном виде обмен информацией осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе (далее - на бумажном носителе).
Документы, поступающие в Департамент на бумажных носителях, сканируются работниками отделов Департамента. После сканирования документа электронный образ подписывается ЭП участника электронного документооборота, а затем ЭП работника, выполнявшего сканирование.
Создаваемые в Департаменте ЭД подписываются ЭП должностного лица, уполномоченного на подписание ЭД. Проверку первичных ключей ЭП при получении документов осуществляет в автоматизированном режиме посредством информационной системы "Бюджет-Смарт" отдел информационных технологий.
3. Прием и отправка внутриведомственных ЭД осуществляется непосредственно исполнителями. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭП осуществляется работником - получателем документа.
4. При необходимости по запросу участника электронного документооборота выдается бумажная копия ЭД и заверяется оттиском штампа (или собственноручной записью с текстом) и собственноручной подписью работника Департамента, заверяющего бумажную копию ЭД (далее - Исполнитель).
Оттиск штампа (или собственноручная запись с текстом), кроме непосредственно заверяющего текста, должны содержать следующую информацию: наименование Департамента, наименование структурного подразделения Департамента, дату, должность исполнителя, расшифровку подписи исполнителя.
Оттиск штампа (или собственноручная запись с текстом) с собственноручной подписью исполнителя размещаются на той же стороне листа бумажной копии ЭД, на которой началось размещение информации соответствующего ЭД. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
Страницы многостраничных бумажных копий ЭД должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.
Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии ЭД его электронному оригиналу.
5. Ответственным за хранение и формирование архива ЭД в Департаменте является отдел информационных технологий.
Отдел информационных технологий обеспечивает и контролирует выполнение требований безопасности информации при обмене ЭД с участниками электронного документооборота, обеспечивает автоматизированный учет (средствами соответствующего ПО) и хранение ЭД.
Отдел информационных технологий обеспечивает ежедневное структурирование, архивирование и хранение ЭД в архиве ЭД, надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, поиск ЭД в архиве.
ЭД хранятся с сохранением всех реквизитов (полей), включая все ЭП. Допускается хранение ЭД в виде последовательности всех полей ЭД (включая все ЭП) в записи базы данных.
Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения соответствующих документов на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел.
6. Хранение ЭД осуществляется одновременно с хранением соответствующих электронных журналов учета, сертификатов, подтверждений о доставке ЭД, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и проверки ЭП хранимых ЭД.
7. Настоящий Порядок распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с ЭД, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), устанавливается отдельным порядком Департамента.
------------------------------------------------------------------
ДЕПАРТАМЕНТ ФИНАНСОВ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 6 августа 2015 г. № 134
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ХРАНЕНИЯ
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ КАССОВОМ
ОБСЛУЖИВАНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЛАСТНОГО БЮДЖЕТА
ДЕПАРТАМЕНТОМ ФИНАНСОВ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с Положением о департаменте финансов Брянской области, утвержденным Указом Губернатора Брянской области от 28.01.2013 № 52, Приказом департамента финансов Брянской области от 30.09.2013 № 135 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству департамента финансов Брянской области", с целью упорядочивания работы с электронными документами приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок хранения электронных документов при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета департаментом финансов Брянской области.
2. Опубликовать приказ на официальном сайте департамента финансов Брянской области в сети Интернет.
3. Начальнику отдела информационных технологий обеспечить формирование и хранение архива электронных документов.
4. Признать утратившим силу Приказ финансового управления Брянской области от 14 декабря 2011 г. № 164 "Об утверждении Порядка хранения электронных документов при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета финансовым управлением Брянской области".
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора А.А.Бабася.
Врио заместителя Губернатора
Брянской области
Г.В.ПЕТУШКОВА
Утвержден
Приказом
департамента финансов
Брянской области
от 6 августа 2015 года № 134
ПОРЯДОК
хранения электронных документов
при кассовом обслуживании исполнения
областного бюджета департаментом
финансов Брянской области
1. Настоящий Порядок устанавливает правила хранения электронных документов, полученных от участников электронного документооборота и созданных при кассовом обслуживании исполнения областного бюджета департаментом финансов Брянской области (далее - Порядок) по лицевому счету бюджета 02272002420, открытому в управлении Федерального казначейства по Брянской области (далее - УФК по Брянской области), а также по балансовым счетам № 40601 "Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Финансовые организации", 40302 "Средства, поступающие во временное распоряжение", открытым в Отделении по Брянской области Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Центральному федеральному округу для департамента финансов Брянской области, по счету № 40201 "Средства бюджетов субъектов Российской Федерации", открытому в Отделении по Брянской области Главного управления Центрального банка Российской Федерации по Центральному федеральному округу для УФК по Брянской области.
В целях настоящего Порядка используются следующие термины и определения:
участники электронного документооборота - участники бюджетного процесса, бюджетные (автономные) учреждения, которым в установленном порядке открыты лицевые счета в департаменте финансов Брянской области (далее - Департамент), заключившие договор об обмене электронными документами с Департаментом;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме (далее - ЭД);
оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ (далее - ЭП);
реквизит документа - элемент оформления документа.
Для осуществления электронного документооборота при кассовом обслуживании в Департаменте применяется программный комплекс "Бюджет-СМАРТ" (далее - ПК "Бюджет-СМАРТ").
Условия и порядок обмена электронными документами, права и обязанности участников электронного документооборота, возникающие при осуществлении электронного документооборота с учетом обеспечения информационной безопасности, регулируются договором об обмене электронными документами.
В ходе кассового обслуживания исполнения бюджета к ЭД относятся:
- документы, поступающие в Департамент в электронном виде от участников электронного документооборота;
- документы, поступающие на бумажных носителях и помещаемые в ПК "Бюджет-КС", ПК "Бюджет-СМАРТ" путем сканирования;
- документы, поступившие по системе ППО "СУФД";
- внутриведомственные документы.
2. В случаях отсутствия технической возможности обмена документами в электронном виде обмен информацией осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе (далее - на бумажном носителе).
Документы, поступающие в Департамент на бумажных носителях, сканируются работниками отделов Департамента. После сканирования документа электронный образ подписывается ЭП участника электронного документооборота, а затем ЭП работника, выполнявшего сканирование.
Создаваемые в Департаменте ЭД подписываются ЭП должностного лица, уполномоченного на подписание ЭД. Проверку первичных ключей ЭП при получении документов осуществляет в автоматизированном режиме посредством информационной системы "Бюджет-Смарт" отдел информационных технологий.
3. Прием и отправка внутриведомственных ЭД осуществляется непосредственно исполнителями. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности ЭП осуществляется работником - получателем документа.
4. При необходимости по запросу участника электронного документооборота выдается бумажная копия ЭД и заверяется оттиском штампа (или собственноручной записью с текстом) и собственноручной подписью работника Департамента, заверяющего бумажную копию ЭД (далее - Исполнитель).
Оттиск штампа (или собственноручная запись с текстом), кроме непосредственно заверяющего текста, должны содержать следующую информацию: наименование Департамента, наименование структурного подразделения Департамента, дату, должность исполнителя, расшифровку подписи исполнителя.
Оттиск штампа (или собственноручная запись с текстом) с собственноручной подписью исполнителя размещаются на той же стороне листа бумажной копии ЭД, на которой началось размещение информации соответствующего ЭД. Если указанный документ продолжается на другой стороне листа или на других листах, то дополнительная заверяющая подпись исполнителя (без расшифровки фамилии и должности) ставится на каждом листе, на одной или на обеих сторонах, на которых размещена информация.
Страницы многостраничных бумажных копий ЭД должны быть пронумерованы. Допускается брошюрование листов многостраничных документов, их прошивка и заверение сброшюрованного документа на обороте последнего листа.
Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность информации в бумажной копии ЭД его электронному оригиналу.
5. Ответственным за хранение и формирование архива ЭД в Департаменте является отдел информационных технологий.
Отдел информационных технологий обеспечивает и контролирует выполнение требований безопасности информации при обмене ЭД с участниками электронного документооборота, обеспечивает автоматизированный учет (средствами соответствующего ПО) и хранение ЭД.
Отдел информационных технологий обеспечивает ежедневное структурирование, архивирование и хранение ЭД в архиве ЭД, надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, поиск ЭД в архиве.
ЭД хранятся с сохранением всех реквизитов (полей), включая все ЭП. Допускается хранение ЭД в виде последовательности всех полей ЭД (включая все ЭП) в записи базы данных.
Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения соответствующих документов на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел.
6. Хранение ЭД осуществляется одновременно с хранением соответствующих электронных журналов учета, сертификатов, подтверждений о доставке ЭД, а также программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и проверки ЭП хранимых ЭД.
7. Настоящий Порядок распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с ЭД, включая их подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (документы для служебного пользования), устанавливается отдельным порядком Департамента.
------------------------------------------------------------------